Úspešné a rýchle odoslanie zásielky vyžaduje správne vyplnenie všetkých požadovaných dokumentov, etikiet a štítkov, ktoré budú obsahovať informácie v súlade s prepravnými, zákazníckymi a vládnymi požiadavkami.
Dokumentácia pre tuzemské zásielky
Tuzemská zásielka nevyžaduje natoľko rozsiahlu dokumentáciu ako tá medzinárodná. Nevyhnutným prepravným dokumentom je podací lístok a adresný lístok, ktorý obsahuje nasledovné informácie:
- adresu a kontakt odosielateľa,
- adresu a kontakt adresáta,
- informáciu, či sa jedná o dobierku (vrátane sumy),
- informáciu, či sa zásielka poisťuje (vrátane výšky poistnej sumy),
- informáciu, či sa majú dokumenty vrátiť naspäť od adresáta odosielateľovi.
Elektronické odoslanie tuzemskej zásielky Slovenskou poštou
Tuzemské zásielky odoslané Slovenskou poštou je možné odoslať elektronicky prostredníctvom ePodacieho lístku (pre jednu zásielku) alebo ePodacieho hárku (pre viacero zásielok podávaných hromadne).
Pre elektronické odoslanie zásielky je nutné vytvoriť si účet na webovej stránke Slovenskej pošty a vyplniť elektronickú verziu podacieho lístku. Systém vám následne vyplní adresný štítok, ktorý si vytlačíte a nalepíte na list alebo balík, ktorý podáte na pošte alebo u kuriéra, do 7 dní od odoslania elektronického podacieho lístka.
Elektronické odoslanie vám umožní sledovať stav vašej zásielky. Šablóny pre elektronické podanie všetkých typov zásielky (list, balík, doporučený list, poistený list, expres kuriér, úradná zásielka) spolu s manuálom na vyplnenie nájdete na webovej stránke Slovenskej pošty.
Podacie tlačivá pre odoslanie tuzemskej zásielky môžete stiahnuť z webovej stránky Slovenskej pošty - v časti Tlačivá. Vyplnené vzory adresných štítkov pre všetky typy zásielok môžete vidieť v časti Technické parametre - Označovanie zásielok.
Balík tuzemskej zásielky by mal okrem adresného štítku ďalej obsahovať nálepky, ktoré bližšie špecifikujú typ služby alebo dobierky, pokiaľ sa na zásielku vzťahujú. Nálepky vám poskytnú priamo na Slovenskej pošte pri podávaní zásielky.
Odosielanie zásielok prostredníctvom globálnych prepravných spoločností
Globálne prepravné spoločnosti, ako napríklad FedEx, DHL alebo UPS umožňujú odoslanie zásielky jednoducho online. Podací lístok sa vyplní priamo na webovej stránke prepravcu. Fyzický balík musí na svojom obale obsahovať etiketu alebo adresný štítok s adresou, menom a kontaktnými údajmi odosielateľa a príjemcu.
FedEx, DHL a tiež UPS majú svoje vlastné adresné etikety, ktoré je potrebné umiestniť na obal zásielky. Všetky adresné štítky obsahujú rovnaké informácie a líšia sa iba logom prepravcu a vzhľadom.
Pri tuzemskej zásielke nezabudnite na manipulačné značky na obale zásielky, ako napríklad, nenakláňať, krehké, chrániť pred vlhkom, touto stranou nahor apod. Manipulačné značky však neslúžia ako náhrada kvalitného obalu. Niektoré spoločnosti, ako napríklad UPS, vo svojich podmienkach uvádzajú, že špeciálne zachádzanie s balíkmi neposkytujú.
Nezabudnite, že zásielka môže obsahovať len jednu adresnú etiketu. Prepravný štítok s adresami a kontaktnými údajmi UPS odporúča umiestniť na vrchnú stranu obalu, nie cez spoj alebo samolepiacu pásku. Všetky predchádzajúce etikety alebo neaktuálne adresné štítky musia byť z obalu zásielky odstránené, alebo výrazne preškrtnuté.
Prepravca UPS tiež poskytuje odoslanie zásielky s inteligentným štítkom. Inteligentné štítky je možné vygenerovať použitím aplikácie UPSWorldShip, vytlačiť a nalepiť na obal zásielky. Slúžia nielen na pohodlné a presné doručenie zásielky, ale tiež na sledovanie zásielky počas transportu.
Dokumentácia pre medzinárodné zásielky
Medzinárodná zásielka vyžaduje rozsiahlu dokumentáciu, najmä pri odosielaní do krajín podliehajúcim clu. Konkrétne dokumenty sa líšia od typu tovaru, od krajiny, do ktorej sa odosiela, a tiež od zeme, z ktorej sa medzinárodná zásielka zasiela.
Medzi najčastejšie požadované dokumenty k medzinárodnej zásielke patrí:
- Shipment Label (Sea Waybill/Air Waybill) - nákladný list alebo Shipment Label, musí obsahovať každá jedna medzinárodná zásielka. Sea Waybill (SWB) je potrebný pri preprave loďou a Air Waybill (AWB) pri lietadlovej preprave. Uvádza všetky detailné informácie potrebné pre prepravu zásielky.
- Bill of Lading (B/L) - jedná sa o dôležitý transportačný dokument, ktorý slúži ako zmluva medzi prepravcom (napríklad UPS) a dopravcom (napríklad konkrétnou leteckou spoločnosťou). Obsahuje všetky informácie pre doručenie s inštrukciami pre prepravu.
- Standard Shipping Note (SSN) - je prepravný dokument, ktorý poskytuje podrobné informácie o obsahu zásielky dopravcom a prijímacím orgánom. Je vyžadovaný pri zásielkach z a do Británie.
- Commercial Invoice - faktúra alebo účtovný doklad o zásielke, ktorý posiela predajca nákupcovi. Tento dokument používajú vlády pre výpočet výšky cla a iných exportných poplatkov.
- Certificate of Origin - dokument alebo vyhlásenie o krajine pôvodu exportovaného tovaru.
- (Export) Packing List - detailný zoznam materiálov v každom balíku, krabici, palete alebo kontajneru.
- Shippers Export Declaration (SED) - tento dokument používa vláda Spojených štátov na kontrolu exportu aj pre účely oficiálnej štatistiky.
- Export License - niektoré typy tovaru vyžadujú udelenie licencie na export.
Z vyššie uvedenej dokumentácie k medzinárodnej zásielke nie sú povinné všetky dokumenty. Počet požadovaných dokumentov sa líši od krajiny, do ktorej je zásielka importovaná. Máte niekoľko možností, ako zistiť, ktoré z nich budete musieť pred odoslaním a prevzatím medzinárodnej zásielky predložiť príslušným úradom.
Globálne prepravné spoločnosti, ako DHL, FedEx alebo UPS poskytujú pre svojich klientov softvéry na elektronické spracovanie prepravných štítkov. Tzv. inteligentné štítky, ako napríklad, RFID štítky predstavujú typ elektronického štítku (AutoID), ktorý je po zadaní požadovaných údajov automaticky vygenerovaný softvérom prepravnej spoločnosti. Unikátny kód elektronického prepravného štítku tak po jednoduchom skenovaní poskytne všetky potrebné informácie o zásielke a doručení.
Dokumentácia pre medzinárodnú zásielku odoslanú prostredníctvom Slovenskej pošty
Medzinárodnú zásielku vo forme balíka je možné odoslať taktiež prostredníctvom Slovenskej pošty. Jedná sa o službu s názvom Balík svet. Zásielka však nemôže presahovať hmotnosť viac ako 10 kilogramov a minimálna veľkosť obalu balíka musí byť 20×15 cm. Odoslanie zásielky si vyžaduje vyplnenie papierovej alebo elektronickej poštovej sprievodky pre medzinárodný styk. Poštová sprievodka v tlačenej podobe je k dispozícii na všetkých pobočkách Slovenskej pošty.
Zásielka, ktorá sa odosiela mimo krajín Európskej únie musí obsahovať colné vyhlásenie CN 23, ktoré je súčasťou poštovej sprievodky.
Tipy pre e-shopy: Ako jednoducho vyrobiť adresný štítok
Ak plánujete založiť vlastný e-shop alebo ste ho už založili, tak určite budete posielať fyzicky tovar alebo vaše výrobky. Medzi najobľúbenejšie prepravné spoločnosti v Česku patrí Slovenská pošta, Zásilkovna, PPL, DPD, GLS a ďalšie. Každý bude chcieť, aby ste na balík nalepili štítok čiže etiketu s adresou zákazníka, vašou adresou, výškou dobierky a ďalším informáciami.
Ako najľahšie taký štítok vyrobiť?
1) Tlač na bežný papier a nalepenie samolepiacou páskou
Ak pošlete naozaj len pár balíčkov za mesiac, môžete použiť túto možnosť. Proste adresu vytlačíte na bežný papier. Potom vezmete nožnice, lepiacu pásku a ... Aj keď je to pomerne lacné riešenie, nie je práve profesionálne a vďaka zdĺhavej práci s pripevňovaním na balík, je to časovo pomerne náročné.
2) Samolepiace štítky na A4
Touto cestou už si prešlo veľa eshopárov a ak netlačíte desiatky štítkov denne, určite vám môže táto možnosť vyhovovať pomerne dlho. Cenovo je táto varianta lacná a vďaka bežnej atramentovej alebo laserovej tlačiarni, nie sú ani obstarávacie náklady príliš vysoké.
Samolepiace štítky sú umiestnené na A4 po 4ks, 8ks alebo 16ks. Vždy záleží, akú veľkosť po vás chce váš prepravcu. Standard býval 10x15cm, ale napríklad pre Zásilkovna si určite vystačíte s 10x13cm prípadne aj menším.
Nevýhodou zostáva to, že sa musíte vždy trafiť na správnu pozíciu na papieri. A ak tlačíte častejšie menšie počet štítkov, tak to tiež nie je úplne ideálne.
Samolepiace štítky na formáte A4
3) Samolepiace štítky v roliach
E-shop sa vám poriadne rozbehol a posielate už desiatky alebo dokonca stovky denne? Teraz nastal čas na profesionálne riešenie - tlačiarne štítkov. Sú to tlačiarne, ktorú vie tlačiť iba na štítky v roliach, nič iné. Ale vie to naozaj rýchlo. Každý štítok samostatne. A hlavne nemajú v sebe žiadnu náplň. Jediné, čo potrebujú sú špeciálne samolepiace Termocitlivý etikety.
Aj s týmto riešením si môžete zvoliť ideálnu veľkosť pre vášho prepravcu a vďaka tomu ušetriť za papier. Samozrejme, že čím menšia je štítky, tým bude lacnejšie. Opäť sú viacmenej štandardom 10x15 alebo 10x13 cm. Na tie sa vojde väčšina prepravcov.
Menšou nevýhodou je počiatočná investícia do obstarania tlačiarne štítkov. Tá sa pohybuje cca od 5.000, - vyššie. Tak vidíte, ani to nie je tak strašné a výhody prevyšujú, takže sa veľmi skoro zaplatí.
Ak chcete jedno z riešení uviesť do praxe, neváhajte zavolať alebo napísať. Pre každého klienta navrhneme vždy to najvýhodnejšie riešenie. Radi vám poradím. Nech sa v podnikaní s e-shopom darí.
Ako urobiť prvý krok a rozbehnúť svoj vlastný e-shop (Andrea Podstrelencová, Holokolo)
Ako správne vypísať obálku
Správne vypísaná obálka je základom úspešného doručenia. Každý detail na obálke, od mena adresáta až po presné PSČ pomáhajú poštovým systémom rýchlo a efektívne spracovať vašu zásielku.
- Jazyk a písmo: Adresa sa píše latinkou a arabskými číslicami. Veľkosť písma by nemala byť menšia ako 3 mm, aby bola čitateľná. Používajte čierne alebo tmavomodré pero.
- Adresa prijímateľa: Umiestňuje sa v pravej dolnej časti obálky. Musí obsahovať meno alebo názov organizácie, ulicu a číslo domu (orientačné alebo súpisné číslo), PSČ a obec.
- Spiatočná adresa: Adresa odosielateľa sa píše do ľavej hornej časti obálky. Ak sa rozhodnete uviesť ju na zadnej strane obálky, platí to len pri štandardných zásielkach.
- Formát adresy: Adresa sa píše v latinskom písme a krajina určenia sa uvádza veľkými písmenami na poslednom riadku. Preferovaný jazyk pre názov krajiny je angličtina (napr. SLOVAKIA).
- Doporučené listy: Použite výhradne obálky určené pre doporučené zásielky.
Pri vypisovaní obálky sa môžu vyskytnúť drobné chyby, ktoré však môžu mať veľký vplyv na doručenie zásielky. Napríklad, PSČ je kľúčovým údajom, ktorý urýchľuje triedenie a doručovanie zásielky. Ručne napísaná adresa, ktorá je ťažko čitateľná, môže spôsobiť problémy pri automatickom spracovaní zásielok. Používajte čitateľné, tlačené písmo a vyhnite sa písmu menšiemu ako 3 mm.
Ako vytlačiť etikety vo Worde
Tlač etikiet na zásielky je denným chlebom takmer každého začínajúceho e-shopistu. To najpodstatnejšie je vedieť, aké možnosti váš e-shop ponúka. Tlač adresných štítkov vie každé schopnejšie eshopové riešenie (spýtajte sa vášho prevádzkovateľa alebo mrknite na špecifikácie eshopu). Nemáte ani jednu z týchto možností, alebo sa importovaním údajov nechcete nateraz zaoberať? Napísali sme pre vás návod, ako na tlač etikiet vo Worde.
Aby ste mali prehľad o jednotlivých krokoch, podrobný obrázkový postup nižšie najskôr zhrnieme:
- Začnete výberom svojich etikiet. Nemusíte nič merať, stačí poznať výrobcu a veľkosť, ako ju uvádzame na e-shope.
- Potom do dokumentu vložíte kontakty na adresátov a aby sa vám etiketa páčila, upravíte jej vzhľad a rozmiestnenie textu.
- Z ponuky vyberte výrobcu a veľkosť vašich samolepiacich etikiet (spravidla ju nájdete priamo na balení).
- Teraz do dokumentu musíte nahrať adresátov. Vyberte Select Recipients (Vybrať príjemcov) >> Use an Existing List (Použiť existujúci zoznam) a v počítači vyhľadajte dokument, ktorý ste si pripravili vopred. Môže ísť o obyčajnú tabuľku alebo databázu vytiahnutú z vášho e-shopového systému.
- Adresátov na etiketu vložíte pomocou Insert Merge Filed (Vložiť zlučovacie pole). Z rozbaľovacej ponuky vyberte postupne meno a priezvisko adresáta, jeho adresu, prípadne ďalšie položky, ktoré potrebujete.
- Teraz máte pripravenú hrubú adresu odosielateľa aj adresáta. Ak chcete, aby etiketa vyzerala pekne, môžete v záložke Home (Domov) upraviť font, veľkosť písma alebo jeho farbu.
- Po dokončení úprav kliknite na Update Labels (Aktualizovať štítky).
- Až doteraz ste videli na stránke len zástupné polia . Aby ste videli mená adresátov, kliknite teraz na Preview Results (Ukážka vysledkov) a skontrolujte vzhľad etikiet.
- Ste s výsledkom spokojní? Výborne, tak výsledok uložte. Keď budete štítky potrebovať nabudúce, stačí šablónu otvoriť, nahrať do nej nové kontakty (pozri bod 3) a štítky vytlačiť.