V rámci svojej činnosti podnikateľské subjekty pracujú s množstvom písomných, obrazových, zvukových a iných dokumentov, ktoré slúžia predovšetkým pre evidenciu činností súvisiacich s podnikaním a pre riadiacu činnosť. Tieto písomnosti majú dokumentárnu hodnotu, preto podnikateľské subjekty s nimi nemôžu nakladať svojvoľne, ale musia ich odborne spracovávať, chrániť, uchovávať alebo archivovať.
Rôzne písomnosti, predovšetkým účtovná dokumentácia, môžu byť aj po dlhšom čase potrebné na dokazovanie sporných skutočností, osobitný význam má úschova dokumentácie aj pre ich použitie pri daňových kontrolách. Mzdová agenda, predovšetkým mzdové listy sú niekedy po rokoch nevyhnutné pre dokazovanie nárokov na dôchodkové zabezpečenie zamestnancov.
Podnikatelia, resp. firmy v prevažnej miere nemajú zriadené odborné pracoviská zaoberajúce sa archiváciou a úschovou písomností. Za obdobie viacročného podnikania pribudlo množstvo dokladov a písomností, pričom nastáva problém ich prehľadného uloženia a archivácie. Tento príspevok by mal podať návod, ako sa s týmto problémom vysporiadať.
Legislatívne zabezpečenie
Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. Zákon o archívoch a registratúrach sa vzťahuje na všetky subjekty - právnické i fyzické osoby, okrem subjektov, ktorých správu a uchovávanie registratúrnych záznamov upravuje osobitný predpis (Slovenská informačná služba a Vojenské spravodajstvo). Pojem právnickej osoby nie je v zákone výslovne definovaný. Občiansky zákonník č. 40/1964 Zb. iné subjekty, o ktorých to ustanovuje zákon: napr. Právny poriadok nedefinuje ani pojem fyzická osoba. V zmysle § 7 Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb.
Archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty. Archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnymi dokumentmi sú teda písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov, obcí a iných právnických a fyzických osôb, ktoré s ohľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam majú trvalú dokumentárnu hodnotu.
- archívy právnických osôb zriadených zákonom, napr.
- archívy právnických osôb a archívy fyzických osôb, ktoré sú orgánmi verejnej správy, napr.
Z uvedeného vyplýva, že súkromné podnikateľské subjekty, t. j. fyzické aj právnické osoby, môžu zriaďovať vlastné archívy, samozrejme za podmienok stanovených zákonom a vyhláškou o archívoch a registratúrach. Zákon presne vymedzuje náležitosti jednotlivých žiadostí.
Podnikateľské subjekty, ktoré si nezriadili vlastný archív, budú svoje archívne dokumenty odovzdávať príslušnej pobočke štátneho archívu, do ktorého pôsobnosti patria. Archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa nachádzajú v Banskej Bystrici, Bratislave, Bytči, Košiciach, Levoči, Nitre a Prešove. Archívom s regionálnou územnou pôsobnosťou je aj Archív hlavného mesta SR.
Mapa klientskych centier na Slovensku
Povinnosti archívov
Štátne archívy s regionálnou pôsobnosťou majú spolu 37 pobočiek.
Archív vykonáva:
- vykonávať predarchívnu starostlivosť a preberať archívne dokumenty od ich pôvodcu alebo vlastníka, t. j. pred poškodením zapríčineným napr.
- vydať bádateľský poriadok, ktorý upravuje organizáciu štúdia archívnych dokumentov, ochranu dokumentov pri štúdiu, vyhotovovanie odpisu, výpisu, potvrdenia, kópie archívneho dokumentu, t. j.
- vypracúvať program vyhotovovania konzervačných kópií (t. j.
Na evidenciu miesta aktuálneho uloženia archívnych dokumentov v ukladacích priestoroch slúži lokačný prehľad.
Priestory na štúdium archívnych dokumentov, tzv.
Právo na prístup k archívnym dokumentom
Právo na prístup k archívnym dokumentom má podľa zákona o archívoch a registratúrach každý na základe písomnej žiadosti. Prístup k archívnym dokumentom je súčasťou práva na informácie, ktoré patrí k základným slobodám zakotveným v Ústave SR. Toto právo však nie je neobmedzené.
O obmedzení prístupu musí archív vydať písomné rozhodnutie, ktoré musí obsahovať náležitosti v zmysle správneho poriadku (§ 47 zákona č. 71/1967 Zb. štátnym orgánom, obci, samosprávnemu kraju a iným právnickým a fyzickým osobám v súlade s ich činnosťou podľa osobitných predpisov, napr. zákona č. 46/1993 Z. z.
V praxi sa často používajú pojmy „archív“ a „archivovanie“ aj namiesto pojmov „registratúrne stredisko“ a „registratúra“. Je potrebné uvedomiť si, že archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty, t. j. záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu. O archivovaní tak môžeme hovoriť len v súvislosti s činnosťou archívov.
Školiaci kurz pre archív a záznamy
Registratúra a jej správa
Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry, ktorým je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká. Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry, t. j. registratúrne záznamy pôvodcu I. registratúrne záznamy pôvodcu II. registratúrne záznamy pôvodcu III.
Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania označujeme ako správa registratúry, je to tzv. spisová služba ako samostatný informačný systém. uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, t. j. umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, t. j.
Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať ministerstvo prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie. Mali by to využiť podnikateľské subjekty, ktoré nemajú, resp. zákon č. 395/2002 Z. z.
Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Registratúrny poriadok a registratúrny plán sú teda interné smernice upravujúce správu registratúry. Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou.
Znakom hodnoty „A“ sa označujú skupiny registratúrnych záznamov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a po uplynutí lehoty uloženia sa odovzdajú do archívu, kde sa natrvalo uložia. Znak hodnoty „A“ navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov.
Lehota uloženia, bez ohľadu na znak hodnoty, určuje počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť, resp. po koľkých rokoch sa registratúrny záznam stane predmetom vyraďovania. Lehota začína plynúť 1. Lehotu uloženia navrhuje pôvodca registratúry v registratúrnom pláne pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov tak, aby mu umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich bude potrebovať pre svoju činnosť, s prihliadnutím na lehoty uloženia stanovené osobitnými predpismi.
Pri niektorých druhoch registratúrnych záznamov lehotu uloženia určujú všeobecne záväzné právne predpisy, ktoré pôvodca registratúry musí rešpektovať, napr. zákon č. 431/2002 Z. z. Registratúrne záznamy, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, sa ukladajú v registratúrnom stredisku, ktoré organizuje a zabezpečuje evidovanie, ukladanie a úschovu písomností a zároveň umožňuje oprávneným osobám nazeranie, vypožičiavanie, odpisovanie a kopírovanie registratúrnych záznamov.
Evidenciou o mieste konkrétneho aktuálneho uloženia registratúrnych záznamov v registratúrnom stredisku je tzv. lokačný prehľad, ktorý sa môže viesť na voľných priebežne číslovaných listoch alebo v elektronickej forme.
Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán.
Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve (pozri kapitolu V. Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu nie je daná zákonom, je vhodné, aby podnikatelia mali registratúrny poriadok a registratúrny plán formou vnútroorganizačnej smernice vypracované.
Vzor vnútroorganizačnej smernice pre druhú skupinu pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať a predložiť na schválenie príslušnému štátnemu archívu registratúrny plán, uvádzame v prílohe č. 1. Aj pôvodcovia registratúry patriaci do tretej skupiny, t. j. pôvodcov registratúry, ktorí nie sú povinní vypracovať registratúrny plán, by mali mať vnútroorganizačnú smernicu na manipuláciu s registratúrnymi záznamami. Vzor uvádzame v prílohe č. 2.
Vyraďovanie registratúrnych záznamov
Vyraďovanie registratúrnych záznamov je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyraďujú registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Pri vyraďovaní registratúrnych záznamov, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa uplatní zákon č. 241/2001 Z. z.
Podnikateľské subjekty môžu registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní. Týka sa to aj subjektov, ktoré nie sú povinné vypracovať registratúrny plán. Registratúrne záznamy, o ktorých sa rozhodne, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, sa ukladajú do archívu a stávajú sa archívnym dokumentom.
Archív preberá archívne dokumenty od pôvodcu registratúry podľa registratúrneho poriadku. Informácia, resp. interný akt riadenia, napr. zákon č. 395/2002 Z. z.
Súčasťou registratúr je aj účtovná dokumentácia. Účtovnú dokumentáciu v zmysle § 31 ods. 1 zákona o účtovníctve tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov, ktorými sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtovná závierka a výročná správa vedené v rozsahu ustanovenom zákonom č. 431/2002 Z. z.
V sústave podvojného účtovníctva sa v zmysle § 12 zákona o účtovníctve účtuje v denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období, a v hlavnej knihe, v ktorej sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska systematicky a v ktorej sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov na účty majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov, nákladov a výnosov v účtovnom období.
Účtovná závierka ako štruktúrovaná prezentácia skutočností, ktoré sú predmetom účtovníctva, tvorí jeden celok a musí obsahovať náležitosti v zmysle § 17 zákona o účtovníctve.
Lehoty uloženia, resp. Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, je potrebné uchovávať do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie, t. j.
Účtovné závierky vzťahujúce sa na prevod majetku na iné právnické alebo fyzické osoby podľa zákona č. 92/1991 Zb. Ako účtovné záznamy sa môžu použiť aj mzdové listy, daňové doklady a iné dokumenty vyplývajúce z osobitných predpisov.
Všetky doklady ako faktúry, dohody o platbách, cestovné lístky hromadnej dopravy osôb, doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou rozhodujúce pre určenie DPH sa vedú ako záznamy podľa jednotlivých zdaňovacích období o dodaných a prijatých tovaroch a službách a v zmysle § 70 ods. 9 zákona č. 222/2004 Z. z.
Uchovávanie faktúr upravuje § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. Pri stanovovaní doby úschovy je potrebné rešpektovať aj ustanovenie § 69 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok), ktoré určuje, že vyrubiť daň alebo rozdiel dane nie je možné po uplynutí piatich rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie.
To znamená, že účtovné doklady, ktoré sú nevyhnutné pre stanovenie základu daní, je potrebné uchovávať po dobu 5 rokov. Správca dane môže v § 51 ods. 1 zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) uložiť daňovému subjektu, aby okrem evidencie ustanovenej všeobecne záväznými predpismi viedol aj osobitné záznamy potrebné pre správne určenie dane. Ide o tzv. záznamovú povinnosť.
Znakom hodnoty „A“ sa môže označiť časť účtovnej dokumentácie, ktorá má podľa rozhodnutia účtovnej jednotky trvalú dokumentárnu hodnotu v zmysle § 3 ods. 2 vyhlášky o archívoch a registratúrach. V prípade významných spoločností môže ísť napr.
Pri vypracovaní registratúrneho plánu platí povinnosť dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve, zákona o DPH a zákona o správe daní a poplatkov a z nich vyplývajúcich lehôt úschovy registratúrnych záznamov. Pre účtovnú dokumentáciu je vhodné navrhnúť samostatnú vecnú skupinu, napr.
V závislosti od množstva, druhu dokladov a skutočného ukladania účtovnej evidencie sa navrhne aj registratúrny plán a v rámci neho registratúrna značka pre jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie a prislúchajúca lehota uloženia.
Napríklad do samostatných zakladačov sa osobitne zakladajú jednotlivé druhy účtovnej dokumentácie ako účtovné doklady (samostatne dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, bankové doklady a pod.), účtovné knihy, inventúrne súpisy, účtovné závierky a pod.
Personálna a mzdová agenda
Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ, a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru.
Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
- mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac - povinnosť ich vedenia ukladá § 39 zákona č. 595/2003 Z. z.
- kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004, originál ktorých je zamestnávateľ povinný predložiť v zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z.
- povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne včítane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať v zmysle § 20 zákona č. 580/2004 Z. z.
- ročné zúčtovania zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré do 31. 12. 2010 bol zamestnávateľ povinný vykonávať v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, a oznámenia o výsledku ročného zúčtovania vykonávaného od 1. 1.
- povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov a výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace včítane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úra...
Ak to umožňujú príslušné všeobecne záväzné právne predpisy, máte právo namietať proti tomu, aby sme spracúvali vaše osobné údaje a žiadať ukončenie spracúvania osobných údajov. Na rozdiel od vašich práv uvedených v bode 7. Toto právo môžete uplatniť rovnakým spôsobom ako ostatné práva uvedené v bode 7.
Ak uplatníte svoje právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov na účel zabezpečenia zachovania povinného zmluvného poistenia, bezodkladne po doručení žiadosti spôsobom uvedeným v bode 7.
Z rozširovania a zavádzania digitálnych procesov a služieb plynú výhody najmä pre vás ako klienta, keďže poisťovňa bude používať digitálne ID na zrýchlenie a zjednodušenie (v nepriamom slede aj zlacnenie) existujúcich služieb (napr. elektronická komunikácia, uzatvorenie poistných zmlúv on-line, on-line hlásenie poistných udalostí, služba on-line sprievodca škodou), ako aj na zavedenie nových služieb, ktoré nie je možné bez poskytnutia digitálnych ID poskytovať (napr. poistné produkty, ktoré bude možné uzatvoriť len v netlačenej podobe).
Ak uplatníte svoje právo namietať proti spracúvaniu vašich osobných údajov na účel poskytovania služieb digitálnej poisťovne, bezodkladne po doručení žiadosti spôsobom uvedeným v bode 7. tohto oznámenia, sme vám povinný preukázať, že existujú oprávnené záujmy prevažujúce nad vašimi záujmami, právami a slobodami.
Našim oprávneným záujmom je neustále zlepšovanie poskytovaných služieb a spôsob vedenia rozhovoru (tzv. call script) s volajúcim tak, aby bola jeho požiadavka vyriešená k jeho spokojnosti. Z tohto spracúvania plynú výhody aj pre samotných volajúcich, keďže na základe rôznych požiadaviek a podnetov od našich klientov, ako aj neklientov, vieme tieto zohľadniť v našich službách a kontinuálne sa zlepšovať.
Proti používaniu osobných údajov na účely skvalitňovania hovorov a služieb môžete kedykoľvek namietať, a to buď pri telefonickom rozhovore, ako aj uplatnením vašich práv podľa bodu 7. tohto oznámenia.
Elektronickou poštou sa podľa zákona o elektronických komunikáciách rozumie textová, hlasová, zvuková alebo obrazová správa zaslaná prostredníctvom verejnej siete, ktorú možno uložiť v sieti alebo vo vašom koncovom zariadení (napr. Proti používaniu osobných údajov na účely priameho marketingu môžete kedykoľvek namietať, a to buď pri získavaní vašich osobných údajov počas uzatvárania poistnej zmluvy, pri každej marketingovej komunikácií, ktorú vám elektronickou poštou zašleme ako aj uplatnením vašich práv podľa bodu 7.