Možno sa to zdá zvláštne, ale cez množstvo sociálnych sietí môžete napísať aj sami sebe. Povoľujú to napríklad aj aplikácie Messenger, Instagram či Slack. Možnosť odosielať správy pre samého seba dokáže byť užitočné napríklad v prípade, keď si potrebujete rýchlo niečo zapísať, ako napríklad nákupný zoznam. V chate je možné uložiť aj polohu pre informácie užitočné v blízkej budúcnosti. Vďaka tomu už nikdy nestratíte svoje auto na parkovisku. Do vlastného chatu si tak môžete napríklad poslať link a otvoriť ho v telefóne, respektíve opačne.
Citlivé poznámky sa dajú uložiť aj do miznúcich konverzácií. Automaticky sa odstránia po uplynutí 1 až 90 dní. Hodí sa to aj v prípade, ak by ste si priali uložiť nejaké informácie iba na krátku dobu a nechcete si zbytočne zapĺňať vlastný chat už nepotrebnými správami.
Vylepšenia pre rýchlejšiu a profesionálnejšiu komunikáciu
Zameriame sa na podpis, prednastavené odpovede a automatickú správu. Komunikácia s klientmi bude rýchlejšia a profesionálnejšia.
Podpis
Podpis by mal obsahovať:
- kontaktné údaje.
Klient bude mať pocit, že komunikuje s reálnym človekom a nie robotom.
V editore HTML si môžete:
- zvoliť typ a veľkosť písma (napr. Roboto, 11 px),
- zvýrazniť text tučným písmom, kurzívou alebo ho podčiarknuť,
- zarovnať text vľavo, na stred alebo vpravo,
- zväčšiť alebo zmenšiť odsadenie,
- pridať špeciálny znak (napr. →) a horizontálnu čiaru,
- vložiť odkaz - linku (napr. Vykonané úpravy uložte!
Takto vyzerá jednoduchý podpis, ktorý ste nevytvárali v editore HTML.
Prednastavené odpovede
Píšu vám klienti rovnaké otázky? Najprv sa zamyslite, ako by ste ich mohli eliminovať, a či ste pre to spravili maximum (napr. doplnili ste chýbajúce informácie na web). Ak vám klienti napriek tomu neustále píšu a majú podobné požiadavky, nachystajte si vopred napísané odpovede. Ušetríte čas aj nervy. Nikomu sa nechce písať o tom istom do zblbnutia.
V nastaveniach, v časti Odpovede si vytvorte vašu odpoveď. V hornom menu správy vyberte možnosť Odpovede. Zobrazia sa vám všetky uložené odpovede, ktoré ste doposiaľ vytvorili. Už len stačí kliknúť na konkrétnu odpoveď, ktorú práve potrebujete.
Automatická odpoveď
Automatickú odpoveď si najjednoduchšie nastavíte priamo vo WebAdmine. Prvý deň platnosti - odkedy sa má automatická odpoveď zasielať. Veríme, že vďaka týmto jednoduchým vylepšeniam získate viac času, ktorý môžete venovať rodine alebo skvelým biznis nápadom.
Ako: Vytvoriť automatickú odpoveď v Gmaile
Dôverný režim: Správy, ktoré zmiznú
Niektoré veci sú ale skutočne privátne a určené pre danú osobu. No funkcia, ktorú si predstavíme dnes, vás trochu prenesie do akčného filmu. Ide totiž o funkcionalitu, ktorá po istom časovom úseku automaticky vymaže správu.
V ľavom hornom rohu kliknete na tlačidlo Napísať, čo vám otvorí okno pre novú správu. Kliknutím na danú ikonu sa vám otvorí okno, kde si viete nastaviť časový úsek, po ktorého uplynutí sa správa vymaže a druhá strana k nej už nebude mať prístup. Pre overenie identity viete taktiež zaškrtnúť možnosť zaslania overovacej SMS. Tak si budete istý, že správu otvorí iba daná osoba.
Potom už iba klasicky vyplňte telo správy, predmet a odosielateľa. Podobne ako na počítači, aj v mobilnej aplikácii otvorte okno novej správy. Nastavenie dôverného režimu je úplne rovnaké, ako na počítači, preto vyplňte nastavenia a na konci kliknite na tlačidlo Uložiť. Aj k takejto situácii vie dôjsť. Prijímajúca strana s tým bude mať trochu viac práce, no nejde o nič zložité.
Namiesto toho je v tele správy link, ktorý ho presmeruje na Google servery. Následne prebehne overenie totožnosti zaslaním overovacieho kódu na adresu prijímateľa.
Rozšírenia pre efektívnejšiu prácu s e-mailami
V prvej časti tejto série som sa zameral na popísanie základných funkcionalít, ako napríklad automatické odpovede alebo automatické filtre a štítky. V treťom pokračovaní série som sa zameral na popísanie užitočných rozšírení, ktoré si viete pridať do svojho účtu. Novú šablónu si vytvoríte jednoducho, a to kliknutím na New Template. Toto rozšírenie vám navyše umožňuje vkladať do textov aj dynamické premenné, napríklad aktuálny dátum, prvé meno príjemcu a pod.
Povedzme, že ste klientovi zaslali obchodnú ponuku, ubehli 3 dni a klient sa neozval. Ubehli ďalšie 3 dni a klient ešte stále neodpovedal? Rozšírenie má viacero funkcionalít a dajú sa v ňom využívať vlastné alebo preddefinované šablóny. Tiež v ňom môžete používať dynamické premenné, ako meno klienta a pod.
Kliknite na ňu a vytvorte si novú Auto Follow-up Campaign. Ak túto kampaň budete používať opakovane, odporúčam vytvoriť si ju ako šablónu. Takto si môžete urobiť väčší poriadok vo vašej komunikácii. Takéto dáta vám poskytne posledné rozšírenie, ktorému sa budem venovať.
Používate nejaké z uvedených rozšírení vo svojom účte? Ktoré z rozšírení sa vám najviac páči? Denne nám komunikácia môže zabrať veľmi veľa času, možno aj celý deň. Nebude vhodnejšie odkomunikovať váš problém osobne alebo telefonicky? Kým výhodou slovnej komunikácie je rýchlosť, je pravda, že protistrana nemusí byť vždy okamžite k dispozícii.
Tipy pre písanie efektívnych e-mailov
Predmet je prvý úryvok textu, s ktorým adresát príde do kontaktu, keď mu v schránke blikne upozornenie na novú správu. Jeho dôležitosť by ste nemali podceniť.
Takto napísaný predmet pomôže lepšie rozlíšiť správy v inboxe.
Píšte jednoduchšie vety a držte sa témy. Ak si niečo vyžaduje dlhšiu konzultáciu alebo argumentáciu, snažte sa zachytiť podstatu/vaše stanovisko/návrh riešenia a zdôvodnenie poskytnite na meetingu/telefonicky/z externého zdroja.
Urobte štruktúru odstavcami, použite (ne)číslované zoznamy a zvýraznite podstatné body tučným písmom. Pre ľahšiu a rýchlejšiu čitateľnosť je preto dôležité text štruktúrovať. Hrubým písmom vyznačte najmä akcie, ktoré očakávate, termíny, ktoré chcete dodržať.
V jednej správe komunikujte jednu tému. Ak s adresátom potrebujete prebrať viac tém/bodov, komunikujte každú v samostatnej správe. Je to výhodné aj v prípade, že budete musieť do komunikácie zapojiť ďalšieho kolegu. To, čo sme uviedli vyššie, platí aj opačne - jednu tému komunikujte v jednej správe.
Vyhnite sa vágnym definíciám zodpovednosti. “Zodpovednosť všetkých za všetko je zodpovednosť nikoho za nič.” (Tomáš Baťa). V pozícii kolegu alebo podriadeného dávajte pozor, aby vaša žiadosť nevyznela ako príkaz. Namiesto osobných zámen (on, ona) radšej uveďte meno konkrétnej osoby. Ukazovacie zámená (ten, to) nahraďte za prídavné a podstatné mená.
Keď komunikujeme osobne, kontext dopĺňame aj našou rečou tela, emóciami, tónom hlasu.
V prvom prípade by sme z textu mohli pochopiť aj istú frustráciu. V skutočnosti to tak ale nie je. Môžete napísať odpoveď, ale určite ju neposielajte. Nechajte si pár hodín alebo aj čas do ďalšieho rána na vychladnutie. Lepšie si premyslite prípadné dôsledky vašich vyjadrení. Vopred si uvedomte, komu idete písať, v akej pozícii k adresátovi ste a čo mu chcete povedať.
Príklady predmetov e-mailov
- Položte otázku: Jedným z najlepších spôsobov, ako získať pozornosť vašich čitateľov, je položiť otázku.
- Vzbuďte zvedavosť: Vytvoriť tento typ predmetu, vyžaduje trochu kreativity. Keď to urobíte dobre, okamžite zvýšite zvedavosť vašich čitateľov. Napríklad predajca HD televízorov by mohol pre predmet použiť „Nebudete veriť vlastným očiam“.
- Napíšte "to, čo to je": Často funguje najlepšie, keď jednoducho hneď v predmete poviete to, čo chcete, aby sa čitateľ dozvedel.
- Buďte osobní: Čím viac čitateľov bude mať pocit, že hovoríte priamo k nim, tým efektívnejšia vaša komunikácia bude. Bez ohľadu na štýl a typ predmetu, ktorý používate, vždy si môžete pomocou slovíčka „Vy“ - „Najnovšia kolekcia plaviek práve pre Vás“, „Auto, ktoré pristane len Vám“, „Skvelý oblek pre Vás na mieru“.
Pokiaľ si nie ste istí, aký typ predmetu zvoliť, vyskúšajte ich všetky a zistíte, ktorý funguje najlepšie. Bez ohľadu na to, aký spôsob zvolíte, vytvoreniu dobrého predmetu sa vyplatí venovať čas.
Bezpečná komunikácia: Ako na to?
V tomto článku Vám ukážeme spôsoby, ktoré sú bezpečné, resp. Problém, ktorý tu nastáva je, že naša správa nie je šifrovaná spôsobom end-to-end (zašifrovaná na strane odosielateľa a dešifrovaná na strane príjemcu) ale v momente, kedy sa správa nachádza na serveri prevádzkovateľa služby môže byť časť, prípadne celá správa dešifrovaná (za účelom napr. Spam-filtra, antivírusovej kontroly obsahu správy, či prílohy). sa k nim môže dostať hacker.
Telefón odosielateľa odošle správu, tá putuje cez vysielač operátora na jeho server, kde je uložená a poslaná ďalej príjemcovmu operátorovi, kde je opäť uložená a poslaná ďalej prostredníctvom vysielačov na telefón príjemcu. Niektorí operátori prenos správ medzi zariadením a vysielačom šifrujú, resp. šifrujú iba časť správy a zvyšok zostáva nešifrovaný. Vďaka tomu obsah správ môže byť prečítaný treťou osobou (hacker, vláda, neoprávnený zamestnanec a pod.). Taktiež, keďže správy sú ukladané na serveroch operátora, tieto správy nemusia byť odstránené zmazaním správy u príjemcu/odosielateľa ale môžu tam zotrvať dlhšie.
Základnou požiadavkou na to, aby boli dáta posielané bezpečne je, aby k nim mal prístup skutočne iba oprávnený prijímateľ. Alfou a omegou v tom prípade je použitie takého spôsobu, ktorý podporuje už spomínané, end-to-end šifrovanie.
Odporúčame tiež zabezpečenie 2-faktorovou autentifikáciou (token, prípadne sms kód)Prípadne zabezpečenie biometriou (napr. zabezpečenie silným heslom (veľké a malé písmená, čísla a špeciálne znaky a dĺžka minimálne 8 znakov)
Bezpečné komunikačné nástroje
- Apple’s iMessage: Ak používate zariadenie od Apple, je tou najjednoduchšou voľbou, ktorú možno použiť pre zabezpečenie komunikácie. Samozrejmosťou je end-to-end šifrovanie. Problém však môže nastať vtedy, keď používate iCloud Backup a nemáte povolené Messages v iCloud. Vtedy môže mať Apple prístup k vašim dátam (pretože vlastní pri zálohe privátny kľúč, ktorým ich je možné dešifrovať).
- Apple’s FaceTime: Populárny nástroj opäť pre používateľov zariadení Apple.
- Signal: Takisto ide o multiplatformovú aplikáciu s end-to-end šifrovaním textových správ, audio/video hovorov, či posielaných súborov.
- Wire: Ďalšia bezpečná alternatíva komunikácie všeho druhu nesie názov Wire. Tento komunikačný nástroj netreba asi nikomu bližšie predstavovať, v našich končinách patrí k najpopulárnejším. Ako je to však s jeho bezpečnosťou?
Webové aplikácie pre diskrétne správy
Pokiaľ z nejakého dôvodu nechcete používať nástroje na instant-messaging, môžete siahnuť hneď po niekoľkých webových aplikáciách, ktoré sa špecializujú na posielanie diskrétnych textových správ. Samozrejmosťou je opäť end-to-end šifrovanie.
- PrivateBin: Jedná sa o webovú aplikáciu, ktorá šifruje dáta na úrovni prehliadača 256-bitovou AES šifrou. Po napísaní textu jednoducho vygenerujete link, ktorý pošlete príjemcovi a na ktorom si text prečíta. Prečítanie odporúčame podmieniť zadaním hesla, ktoré vy ako odosielateľ nastavíte a príjemcovi odošlete prostredníctvom iného kanálu (napr. Schválne uvádzame aj SMS - keďže samotné heslo bez linku v prípade nešifrovanej správy nemá pre nikoho žiadny význam.
- Google Drive: Odporúčame však súbor zbaliť do ZIP archívu a zašifrovať heslom (napr. použiť program WinZip a možnosť 256-bitovej AES šifry). Príjemcovi potom zašlete link, na ktorom si súbor stiahne a prostredníctvom iného kanála (napr. SMS) zasa heslo. V prípade, ak ho nemá, súbor je dostupný cez tzv. Visitor mode. Alternatívou je zaslanie súboru v ZIP-archíve, zaheslovanom 256-bitovou AES šifrou (už cez vyššie spomínaný WinZip). V kombinácii s použitím tzv. Dôveryhodného režimu (angl. Confidential mode) z dôvodu nastavenia dátumu exspirácie, o ktorom sme písali v tomto článku.
- Firefox Send: Webová aplikácia, nezávislá na platforme, podporujúca end-to-end šifrovanie prenosu súborov s možnosťou nastavenia exspirácie súboru, či nastavenia hesla (odporúčame nastaviť oboje).
Je niekoľko služieb, ktoré ponúkajú túto funkcionalitu. Ako máme možnosť vidieť, spôsobov ako bezpečne komunikovať a posielať dôverné dáta je neúrekom, každý z nich môže byť pre nás výhodnejší v inej situácii a podmienkach.
Možností je, samozrejme, ďaleko viac ako sme vám ukázali. Dôležité je tiež dodať, že bezpečnosť samotných dát nie je ovplyvnená iba bezpečnosťou prenosu medzi odosielateľom a príjemcom ale aj bezpečnosťou prístupu k daným komunikačným kanálom.
Heslá neukladať do webového prehliadača ale do niektorého z manažérov hesiel - napr. Potrebujete zabezpečiť Váš PC, či server?
Ďalšie tipy pre efektívnu e-mailovú komunikáciu
- Písanie nie je to isté, ako výplach mozgu.
- Mobil alebo počítač vie krásne zaznamenať všetko čo mu poviete a všetko to prepísať do textu. Lenže presne to je ten problém. Vyžaduje to totiž zamyslenie, prečítať si po sebe to, čo sme napísali, a upraviť to.
- Nepoužívajte CC alebo BCC len "pre istotu"V korporátoch ale aj malých a stredných firmách je bežné dávať do kópie každého a na všetko. Prečo? Áno, je možné, že ho píšete viacerým ľuďom, ale v tom prípade .Čo v prípade, že od Vás šéf pridávanie do kópie vyžaduje? Na to máme Slack alebo telefón.
- Nepíšte iba suché "Čo si o tom myslíš?". Napíšte konkrétne na čo presne chcete feedback a do kedy.
- Bonus tip: Začnite využívať P.S.Je dokázané, že človek číta, resp. Keď potenciálnemu klientovi píšem prvý krát, nikdy nezabudnem PS, kde napíšem toto:"P.S.