V moderných organizáciách sa kladie čoraz väčší dôraz na pravidelnú a otvorenú komunikáciu medzi zamestnancami a ich nadriadenými. Jedným z nástrojov, ktorý umožňuje túto komunikáciu efektívne realizovať, sú one-on-one (1:1) stretnutia. Tieto stretnutia poskytujú priestor na diskusiu o rôznych témach, ktoré sa týkajú práce, spolupráce, ale aj osobného rozvoja zamestnancov.
My v Bluewebe máme tzv. 1:1 meetingy, ktoré prebiehajú medzi lídrami a členmi tímu. Snažíme sa, aby mali tieto stretnutia dostatočnú pravidelnosť a prebiehali v uvoľnenej atmosfére, často aj mimo pracoviska napríklad na dobrej káve alebo obede. Témou 1:1 býva najmä pracovný svet, ale do istej miery aj ten osobný, nakoľko sme presvedčení, že tieto dva svety sú úzko spojené. V práci totiž človek trávi objem času porovnateľný s tým súkromným, za predpokladu, že aj spí. Získaný feedback vyhodnotí daný tímlíder a ak sa vyskytnú témy na riešenie, vyrieši ich. Jednoduché - stačí počúvať a na základe toho relevantne konať.
Čo sú 1:1 meetingy?
1:1 meetingy sú pravidelné stretnutia medzi zamestnancom a jeho nadriadeným, ktoré sú zamerané na diskusiu o rôznych témach, ktoré sa týkajú práce a spolupráce. Tieto stretnutia by mali byť pravidelné, a to minimálne raz za mesiac.
Ako prebiehajú 1:1 meetingy?
1:1 meetingy sa zvyčajne začínajú tým, že sa stanoví téma, alebo ak to nie je nutné, priebeh je voľný. Potom nasleduje otvorená diskusia, ktorá sa môže týkať rôznych oblastí, ako napríklad výkonu zamestnanca, jeho plánov a cieľov, ale aj návrhov na zlepšenie procesov.
Prečo to firmy robia?
Firmy sa zameriavajú na 1:1 meetingy z viacerých dôvodov. Jedným z nich je zabezpečenie spokojnosti a motivácie zamestnancov. Keďže zamestnanci sú kľúčovými faktormi pre úspech firmy, ich spokojnosť a motivácia sú pre firmy dôležité. 1:1 meetingy pomáhajú zamestnancom cítiť sa vypočutými a zapojenými do rozhodovacieho procesu, čím sa zvyšuje ich angažovanosť a motivácia.
Získavanie feedbacku
Okrem 1:1 meetingov je dôležité aj zbieranie feedbacku od zamestnancov. Načúvanie zamestnancom a zbieranie ich názorov je dôležitou súčasťou riadenia firmy. Zamestnanci sú schopní poskytnúť cenné informácie o tom, ako sa môže firma zlepšiť a ako zlepšiť pracovné podmienky.
Všetci kolegovia z Bluewebu majú možnosť v pravidelných retrospektívach zdieľať svoje pôsobenie z predošlého obdobia, napr. týždňa, pomocou jednoduchej aplikácie môžu v bodoch heslovite zhodnotiť pozitívne alebo negatívne udalosti, čo ich potešilo alebo nepotešilo, koho chcú pochváliť alebo komu poďakovať a prečo. Na spoločnom pondelkovom obede v miestnosti, ktorú voláme „chillka“ má potom každý člen tímu priestor doplniť retrospektívu aj vlastnými slovami. Okrem toho je to celkovo aj jedna z príležitostí, keď sa vidí celý tím Blueweb po kope. Dáta z aplikácie sa vyhodnocujú každý kvartál.
Porady a meetingyŠtandardné stretnutia offline alebo online charakteru praktizujeme u nás v Bluewebe na dennej báze. Prevažne sa týkajú vopred danej agendy, pri priaznivom nastavení a produktívnom brainstormingu získavame často najhodnotnejší a najrelevantnejší feedback ku jednotlivým projektom, pracovným úlohám alebo mimopracovnému dianiu. Porady sa nesú zväčša v konštruktívnom a produktívnom duchu, podporené dobrou prípravou a nasledované uchopiteľným zápisom.
Neformálne pokecyPri kávičke v chillke, na chodbe alebo pri “vaporizovaní” pred budovou sa dá tiež kadečo poriešiť. Pokecy medzi kolegami sú bežná činnosť, taký štandard. Ideálna pôda aj pre šírenie informácií z druhej ruky technikou babka babke...
Pozitíva a negatíva zbierania feedbacku a 1:1 meetingov
Zbieranie feedbacku a organizovanie 1:1 meetingov prináša množstvo výhod, ale aj potenciálnych úskalí. Je dôležité si ich uvedomiť a pristupovať k nim s rozvahou.
Pozitíva:
- Zlepšenie spokojnosti a motivácie zamestnancov: Keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, cítia sa vypočutí a zapojení do rozhodovacieho procesu, čím sa zvyšuje ich angažovanosť a motivácia.
- Zlepšenie výkonu a produktivity tímu: Feedback od zamestnancov môže byť cenným nástrojom na zlepšenie výkonu a produktivity tímu. Keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, môžu sa zlepšiť pracovné procesy, čím sa zvyšuje efektívnosť a produktivita tímu.
- Zlepšenie komunikácie a spolupráce: Feedback od zamestnancov môže tiež zlepšiť komunikáciu a spoluprácu v tíme. Keď zamestnanci majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, môžu sa zlepšiť komunikačné procesy a vzťahy medzi jednotlivými členmi tímu, čo môže mať pozitívny vplyv na celkovú atmosféru v tíme.
- Identifikácia problémov a príležitostí: Feedback od zamestnancov môže tiež pomôcť identifikovať problémy a príležitosti v pracovných procesoch.
Negatíva:
- Nepríjemné názory: Niektorí zamestnanci môžu poskytnúť negatívny feedback, ktorý môže byť pre nadriadených nepríjemný alebo ťažko pochopiteľný. V takýchto prípadoch je dôležité zachovať profesionálny prístup a neriešiť feedback emocionálne.
- Nejasné názory: Niektorí zamestnanci môžu byť nejasní v poskytovaní spätnej väzby alebo neposkytnúť dostatočné informácie, aby sa vytvoril jasný obraz o probléme alebo príležitosti. V takýchto prípadoch môže byť potrebné požiadať o ďalšie vysvetlenie alebo informácie.
- Neuskutočniteľné návrhy: Zamestnanci tiež môžu poskytnúť nápady alebo návrhy, ktoré nie sú realizovateľné alebo ktoré sú príliš drahé. V takýchto prípadoch je dôležité vysvetliť zamestnancovi, prečo jeho návrh nie je možné realizovať a aké sú alternatívy.
- Neefektívne vyhodnotenie feedbacku: Keď firma zbiera feedback, je dôležité vyhodnotiť a analyzovať ho, aby sa mohli prijať opatrenia na zlepšenie.
Efektívne osobné stretnutia s vaším tímom (HLAVNÁ PRÍRUČKA PRE MANAŽÉROV)
Príklad mentoring rozhovoru
V závere metodiky ponúkam fiktívny mentoring rozhovor, riadne zasadený do štandardnej mentoring štruktúry. Ak by niekoho zaujímalo, ako taký štandardný mentoring rozhovor môže vyzerať, ponúkam ho v tomto blogu, samozrejme aj so štruktúrou, podľa ktorej zvyčajne počas mentoringu postupujeme 🙂
Mentoring rozhovor trvá štandardne približne 40-45 minút a prebieha v 4 krokoch:
- Učiteľ (Pozdieľa, ako sa mal na hodine a čo sa mu poDARilo)
- Mentor (Dá učiteľovi vyvážený feedback)
- Spolu = Zákazka/Rozbubranie/Lievik, Akcia (Učiteľ a mentor si ujasnia, o čom budú hovoriť, pozvŕtajú sa v téme, stanovia si konkrétne kroky, ktoré učiteľ podnikne pri ďalšom pokuse)
- Učiteľ (mentor si pýta feedback na rozhovor a učiteľ mi ho dáva)
Nech sa páči, takto nejako potom ten rozhovor môže vyzerať v praxi:
1/Učiteľ
Mentor: Tak ako bolo?
Učiteľ: Nič moc, vôbec mi to dnes nevyšlo.
Mentor: Hmmmm, asi by som sa mal teraz spýtať, čo ti nevyšlo. (Smiech). Ale mňa by zaujímalo, čo ti vyšlo, tak daj zo 3 veci, za ktoré by si sa dnes pochválil.
Učiteľ: (ticho)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: (Opatrne začína hovoriť.) Noooo, mal som pripravené inštrukcie na papieri, ako sme sa minule dohodli. Tiež som mal časový plán na hodinu. A na konci hodiny som si vypýtal spätnú väzbu.
Mentor: Fíha, to znie super. Napadá ti ešte niečo:
Učiteľ: Deťom sa hodina páčila.
2/Mentor
Mentor: Teraz ja?
Učiteľ: Hm.
Mentor: Tak idem na to. Nech sa páči, tu je môj feedback. (Mentor hovorí s úctou a láskou.) Ako pozitíva vidím…
- Bolo skvelé, že si na začiatku jasne zadefinoval cieľ, lebo decká vedeli, na čo sa sústrediť
- Výborný časový manažment, hodina začala aj skončila v stanovenom čase
- Parádna práca s chybou, keď Jožko povedal nesprávnu odpoveď, zvolal si „Toto je veľmi užitočná chyba“ a následne si nechal deti, aby uvažovali, prečo.
Priestor na zlepšenie, alebo mínusy…
- Počas skupinovej práce bola asi štvrtina žiakov, ktorí nepracovali.
- Prezentácie výstupov boli zle načasované, posledné dve skupiny už museli odprezentovať z rýchlika a trieda už im nevenovala pozornosť
- V záverečnom feedbacku si položil veľmi širokú otázku „Ako ste sa mali na hodine“ a odpovede, ktoré prišli, boli málo prospešné pre tvoj rozvoj „Mal som sa dobre“.
3/Spolu
a) Zákazka:
Mentor: Niečo si povedal ty, niečo ja, niečo je možno len v tvojej hlave. Pripomínam, že našim veľkým cieľom je zvládnutie skupinovej práce, k tomuto cieľu smerujeme. Z toho, čo sme dnes otvorili, alebo aj z toho, čo nie, o čom sa budeme baviť? Čo je dnešná zákazka, čo chceme riešiť?
Učiteľ: Hm, mňa zaujal ten tretí mínus, teda prezentovanie po skončení skupinovej práce. Toto vnímam totiž už dlhšie a tak, ako to vyzeralo na tejto hodine to vyzerá väčšinou.
Mentor: Rozumiem správne, že našou dnešnou témou je „Zvládnutie záverečných prezentácií tak, aby mali všetci žiaci rovnako vhodné podmienky na odprezentovanie“?
Učiteľ: Nooo, ak si pod tým môžeme predstaviť, že sa nebudeme musieť v závere prezentácii hnať a všetci ostatní spolužiaci budú prezentujúcich počúvať, tak áno.
b) Rozbubranie:
Mentor: Prečo je pre teba dôležité, aby bol záver v tom duchu?
Učiteľ: Lebo tou prezentáciou preberáme vlastne nové učivo.
Mentor: Ešte niečo?
Učiteľ: Nooooo a príde mi to neúcta voči tým prezentujúcim. A keď tak nad tým rozmýšľam, tak vlastne aj istá životná zručnosť. Že vlastne zvládnem sústredene počúvať a vnímať prednášajúceho. To by sa deckám mohlo hodiť, keď sa budú učiť na vysokej škole, alebo na nejakých konferenciách.
Mentor: Aha, len sa uistím, či rozumiem správne, že sú tri hlavné dôvody. Za prvé, deti si tým počúvaním osvojujú, alebo utvrdzujú aktuálne učivo, za druhé, osvojujú si hodnotu úctu a za tretie, trénujú si zručnosť aktívne počúvanie, ktorá sa im zíde v budúcnosti. Ešte niečo?
Učiteľ: (ticho)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: Už mi nič nenapadá.
Mentor: Čo si robil počas záverečných prezentácií ty?
Učiteľ: (prekvapene zažmurká, otázka ho zjavne prekvapila) Ja? Noooo, ja som najskôr sledoval a potom som vlastne musel stále upozorňovať tých, ktorí vyrušovali.
Mentor: (priateľsky sa usmeje a s LÁSKOU pošťuchne učiteľa) Dalo by sa teda povedať, že vlastne vyrušovali prezentujúcich žiaci a učiteľ?
Učiteľ: (smeje sa) Vlastne áno.
Mentor: Aká časť žiakov vyrušovala?
Učiteľ: (rozmýšľa)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: (rozmýšľa)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: Asi tak dve tretiny?
Mentor: Aha, tak ak správne rozumiem, tretina žiakov pozorne sledovala a počúvala záverečné prezentácie spolužiakov. Čím to bolo?
Učiteľ: (ticho)
Mentor: (má chuť opraviť svoju otázku, lebo má pocit, že učiteľ nerozumie, ale nakoľko pozná zásady mentorstva a práce s tichom, nevysvetľuje, neobmieňa otázku, nenahrádza ju inou, lepšou, len mlčí a čaká)
Učiteľ: To neviem. Myslím, že to mohlo byť tým, že sú poslušnejšie, alebo sú to kamoši tých prezentujúcich. Ale nie som si istý.
Mentor: Na čo by ti mohlo byť prospešné, ak by si to vedel?
Učiteľ: Mohol by som skúsiť podobne „upratať“ aj ostatných.
Mentor: Kedy vyrušuješ ty, napríklad na porade?
Učiteľ: (Vypleští oči a je zjavne zaskočený) Ja?!? No, ja asi vtedy, keď ma to nebaví. Alebo keď to je dlhé. Alebo…alebo keď to nemá zmysel, že sa trebars bavíme na porade o nejakej téme a mám pocit, že sa točíme stále dokola a každú pol hodinu sa vlastne vrátime späť a niekto povie to, čo už povedal niekto pred tou pol hodinou.
Mentor: Ktorú vlastnosť na tebe obdivujú tvoji kolegovia?
Učiteľ: (Už sa ani nesnaží skryť svoj údiv, len polohlasom opakuje mentorovu otázku) Ktorú vlastnosť na mne obdivujú moji kolegovia? Že robím veci naplno a vždy som dobre pripravený.
Mentor: (Na chvíľu sa zamyslel nad svojimi darmi a mentálne sa „odpojil“ od učiteľa. Tým stratil koncentráciu, „zletel z vlny“, na ktorej sa doteraz viezol. Nenapadá mu otázka, preto metakomunikuje) Teraz mi trošku odbehli myšlienky, tak si vezmem chvíľku time out, než položím ďalšiu otázku.
Učiteľ: (Usmeje sa, dokonca sa mu uľaví, lebo si uvedomí, že aj mentor je len človek a ticho čaká)
Mentor: Hm, stále nič, otázky si zjavne vzali dovču. (Zasmeje sa a rozhodne sa pre použitie barličky v podobe parafrázovania posledného počutého. Čo občas pomáha ako odrazový mostík, keď sa mentor zasekne. Zahľadí sa do svojich poznámok, prečíta si posledné odrážky a začne). Na moju otázku, čo na tebe oceňujú tvoji kolegovia si odpovedal, že tvoje nasadenie, vravel si, že ideš do vecí naplno a tiež tvoju prípravu.
Učiteľ: (prikývne)
Mentor: Povedz mi viac o tvojej príprave na hodinu, ktorú práve rozoberáme? (mentor je späť v hre)
Učiteľ: Najskôr som si pozrel, čo bude témou. Potom som si zadefinoval, čo si majú decká odniesť z hodiny. Následne som sa rozhodol pre skupinovú prácu s zvolil som si typ výstupu. No a nakoniec som si to hodil do odrážok na papier, pričom som si spravil aj taký „lightový“ časový plán.
Mentor: Waw, pridávam sa k tvojim kolegom. Toto je riadna pecka. Ako vyzeralo to zadanie, ktoré si spomínal?
Učiteľ: Rozdal som im dejepisný text a dostali za úlohu pripraviť plagát, ktorým čo najvernejšie vyjadria obsah textu. Plagát potom odprezentujú spolužiakom. Zadal som im čas na prácu, teraz si nespomínam, ale tuším to bolo pätnásť minút a požiadal som ich o reštauračný hlas. To je to, čo sme sa bavili na minulom mentoringu a funguje to parádne. Aby sa vzájomne nerušili, majú v skupine spolu hovoriť tak, ako by boli v reštaurácii.
Mentor: Koľko mala trvať prezentácia?
Učiteľ: To sme nemali zadané.
Mentor: A koľko času si mal vo svojom časovom pláne na prezentovanie?
Učiteľ: Desať minút. Na štyridsaťpäť minútovej hodine si viac nemôžem dovoliť.
Mentor: Koľko bolo skupín?
Učiteľ: Aha, už viem, kam tým smeruješ?
Mentor: Kam?
c) Lievik:
Učiteľ: Mal som päť skupín po štyroch žiakoch na skupinu. Ak povedzme prvá skupina prezentovala dlhšie než dve minúty, automaticky neostalo dosť času pre niekoho ďalšieho. Musím im v zadaní obmedziť aj čas na prezentáciu.
Mentor: Koľko budú mať na odprezentovanie plagátu?
Učiteľ: Najskôr som chcel povedať dve minúty, ale podľa mňa by sme to aj tak nestihli, lebo sú tam nejaké presuny, tak dám minútu a pol.
Mentor: Kedy im povieš, že budú mať presne minútu a pol na odprezentovanie?
Učiteľ: (rozmýšľa) Pridám to do zadania pred začiatkom práce.
Mentor: Vravel si, že je pre teba dôležité, aby počas záverečného prezentovania bola pri všetkých prezentáciách plná pozornosť ostatných a tiež, že sa nemusí počas nich nik hnať. Uviedol si, že je to dôležité jednak kvôli hodnotám ako úcta, taktiež preto, lebo sa pri tom decká vlastne učia a tiež, že tým získavajú zručnosť aktívneho počúvania do neskoršieho života. Keď si mi vravel zadanie, nič z tých troch vecí si tam neuviedol, kedy sa žiaci dozvedeli o týchto „dôvodoch“, prečo naozaj v závere aktívne počúvať?
Učiteľ: (ticho)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: Nikdy! Myslíš, že by som im to mal povedať?
Mentor: Myslíš, že by si im to mal povedať?
Učiteľ: (smiech) Určite, môže im to pomôcť, lebo budú rozumieť, prečo to robia.
d) Akcia (Konkrétne kroky)
Mentor: Vyzerá to, že máš nejaké nápady, tak si ich poďme upratať.
Učiteľ: Určite upravím zadanie do skupinovej práce.
Mentor: Ako?
Učiteľ: Pridám tam čas 1,5 min na prezentáciu jednej skupiny.
Mentor: Čo spravíš, ak tvoje stopky budú ukazovať, že minúta a pol ubehla a skupina bude ešte stále prezentovať?
Učiteľ: (zarazene rozmýšľa) Zastavím ich a dám slovo ďalšej skupine. (zamyslí sa a dodáva) Ale aj to, že ich takto „tvrdo“ zastavím, jasne poviem v zadaní, aby s tým decká počítali.
Mentor: Ešte niečo?
Učiteľ: Ešte im v rámci cieľa hodiny poviem, prečo je dôležité, aby počas záverečnej reflexie aktívne počúvali.
Mentor: Prečo to je dôležité?
Učiteľ: (smiech) Lebo je to prejav úcty, tiež preto, že im to môže v budúcnosti pomôcť v rámci učenia sa a pomôže im to aj v tom, aby na budúcu hodinu, až im dám písomku, ovládali učivo.
Mentor: Kedy im toto povieš?
Učiteľ: Zároveň so zadaním… A pripomeniem im to aj tesne pred začiatkom prezentácií.
Mentor: To zadanie budeš mať napísané, alebo to dáš z hlavy?
Učiteľ: Budem ho mať napísané a prečítam im ho.
Mentor: Dáš zadanie len ústne, alebo aj písomne?
Učiteľ: (ticho)
Mentor: (ticho)
Učiteľ: Dám im ho len ústne.
Mentor: Prečo? (Otázku „prečo“ kladie mentor so záujmom a zvedavosťou, v žiadnom prípade z tónu hlasu a z položenej otázky neznie nespokojnosť, alebo spochybňovanie učiteľa.)
Učiteľ: Napadá mi, že ak by som im dal okrem ústneho aj písomné zadanie, nabudúce by už ústne zadanie nepočúvali, lebo by vedeli, že čo nezachytia, prečítajú si. Ale som OK s tým, že si budú robiť zo zadania poznámky oni sami.
Mentor: Fíha, to znie premyslene. Kedy vyskúšaš ďalšiu skupinovú prácu s takto upraveným zadaním?
Učiteľ: Tento týždeň musím písať štvrťročnú písomku, tak to nedáme, ale budúci utorok na tretej hodine.
Mentor: Je ešte niečo, čím by som ti mohol byť v našej dnešnej téme nápomocný?
Učiteľ: Nie, myslím, že je mi úplne jasné, čo spravím, ako a aj kedy (smiech)
4/Učiteľ
Mentor: Na záver by som ťa rád poprosil o spätnú väzbu.
Učiteľ: Bolo to super, ďakujem!
Mentor: (Uvedomuje si, že mu táto spätná väzba nič nedáva a že ak by ju prijal, vlastne by zrkadlil chybu, ktorú pomenoval medzi učiteľovými mínusmi. Ale aj keby nešlo o ZRKADLENIE, tak či tak, potrebuje porozumieť, v čom uspel a čo má nabudúce spraviť inak.) Ak by si bol filmár a mal by si vyrobiť upútavku na tento náš mentoring, pričom v tej upútavke by boli TOP momenty z nášho pokecu, čo by si tam dal?
Učiteľ: Všetko!
Mentor: Lenže upútavky bývajú krátke, takže musíme vybrať len nejakú TOPku.
Učiteľ: Ty si hrozný! (smiech) No dobre, pre mňa úplná TOPka bola otázka, keď si sa spýtal, kedy vyrušujem na poradách. To ma totálne zaskočilo a zároveň som si uvedomil, že sa to deje v dôsledku nedobrého manažmentu porady. A pridal by som ešte jeden moment, môžem?
Mentor: Sem s ním.
Učiteľ: Konfrontáciu s časom. Keď si mi nasvietil reflektorom desaťminútovú dotáciu a päť skupín. To bolo ako šupa medzi oči. Odrazu mi všetko dávalo zmysel. Nuž ale, filmári často natočia hodiny a hodiny materiálu a potom niektoré scény vôbec nepoužijú, lebo sa nehodia do finálneho filmu. Čo vystrihneš ty?
Učiteľ: ČOOOOOOO? Ty si hrozne tvrdohlavý, veď som ti vravel, že všetko bolo super!
Mentor: (Ticho prikývne a usmieva sa popod fúzy očakávajúc informáciu, v čom dnes zlyhal)
Učiteľ: No dobre, napadá mi jedna vec. Keď si sa ma pýtal, prečo je podľa mňa dôležité, aby ten záver prebehol pokojnejšie a s väčšou pozornosťou, nepoznal si moju odpoveď a tam podľa mňa bolo super, že si položil otázku. Ale keď si sa pýtal na čas, vedel si, že zistím, že riešením je stanoviť si presný čas a ten dať do zadania. Asi by som vystrihol otázky, týkajúce sa toho času a miesto nich by som tam vložil jednou vetou info - Skráť čas a jasne ho zadefinuj!
Mentor: Ďakujem, len sa uistím. To, čo vravíš je, ak budem mať nabudúce pevné presvedčenie, že poznám dobré riešenie, mám ti ho rovno povedať?
Učiteľ: Presne tak!
Mentor: Ďakujem za feedback i za dnešok!
Učiteľ: Ja tebe ďakujem!
Na konci dňa sa aj tak jedná, len o tak často skloňovanú „komunikáciu“, priame odovzdanie toho, čo máme na srdci. Akési úprimné zhodnotenie osobného statusu, pocitov a zároveň, očakávanie, že rovnaké sa dostaví späť.