Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb, druhy cestovných náhrad, stanovenie nárokovateľnej sumy v cudzej mene, preddavky na cestovné náhrady a ich výpočet v cudzej mene, ako aj ostatné skutočnosti týkajúce sa cestovných náhrad.
Pracovnoprávne predpisy zamestnávateľom ukladajú povinnosť poskytovať zamestnancom za podmienok a vo výške ustanovenej pracovnoprávnymi predpismi náhrady cestovných, sťahovacích a iných výdavkov, ktoré im vzniknú pri plnení pracovných povinností. Cestovné náhrady sa v zmysle platných právnych predpisov nepovažujú za mzdu zamestnanca.
Vymedzenie zahraničnej pracovnej cesty obsahuje ustanovenie § 2 ods. Zahraničnou pracovnou cestou sa na účely tohto zákona rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do zahraničia, vrátane výkonu práce v zahraničí, do ukončenia tejto cesty. Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu určí miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a ukončenie pracovnej cesty.
Zamestnancovi vyslanému na zahraničnú pracovnú cestu teda patrí:
- náhrada preukázaných cestovných výdavkov [§ 4 ods. 1 písm. a, § 7, § 15 zákona č. 283/2002 Z. z.]
- náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie [§ 4 ods. 1 písm. b zákona č. 283/2002 Z.]
- stravné [§ 4 ods. 1 písm. c, § 13 zákona č. 283/2002 Z. z.]
- náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov [§ 4 ods. 1 písm. d zákona č. 283/2002 Z.]
- náhrada za cesty na návštevu rodiny [§ 4 ods. 1 písm. e, § 12 zákona č. 283/2002 Z.]
Zákon v ustanoveniach § 11 až 17 upravuje niektoré nevyhnutné odchýlky vyplývajúce z osobitného charakteru zahraničnej pracovnej cesty. Popri vreckovom môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste aj náhradu preukázaných potrebných vedľajších výdavkov [§ 4 ods. 1 písm. d) zákona].
Ustanovenie zákona o zahraničnej ceste sa len sčasti týka zamestnancov s výkonom práce v zahraničí. Tieto náhrady sa ich týkajú len za dni cesty do miesta výkonu práce v zahraničí a pri pracovných cestách v zahraničí (§ 18 ods. 1 zákona). V takomto prípade sa im uhrádzajú výdavky ako pri zahraničnej pracovnej ceste.
Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste
Stravné na zahraničné pracovné cesty sa poskytuje ako obligatórna dávka. Výška zahraničných diét je stanovená pre všetkých zamestnancov zhodne, bez ohľadu na vykonávanú funkciu. Zamestnávateľ však môže diferencovať výšku týchto náhrad u jednotlivých zamestnancov nielen v rámci vreckového (až do výšky 40 % stravného určeného podľa § 13 zákona), ale aj s využitím ustanovenia § 9 zákona, podľa ktorého možno v podnikateľskej sfére stanoviť zvýšené stravné aj pri zahraničných pracovných cestách.
Od 1. júla 2002 nie je teda rozhodujúce len to, či pracovná cesta trvala viac alebo menej ako 12 hodín. Zákon zdôrazňuje, že nárok na stravné podľa tohto ustanovenia prináleží v prípade pracovnej cesty mimo územia SR. To znamená, že z hľadiska poskytovania stravného podľa tohto ustanovenia je rozhodujúcim čas, kedy zamestnanec opustí území SR.
Ak v rámci jedného kalendárneho dňa zamestnanec vykoná niekoľko zahraničných pracovných ciest, nárok na stravné sa posudzuje za každú pracovnú cestu samostatne. Pri každej zahraničnej pracovnej ceste má zamestnanec nárok na stravné v eurách alebo v cudzej mene bez ohľadu na dĺžku jej trvania.
Rozhodujúcim momentom je prechod cez štátne hranice. Ak sa zahraničná pracovná cesta uskutočňuje letecky, rozhodujúci je čas odletu lietadla z letiska umiestneného na území SR, ak sa nepreukáže, že došlo k zmene letového poriadku.
Vzhľadom na to, že v jednotlivých štátoch sa podmienky pre stanovenie výšky stravného v cudzej mene môžu meniť, nie je účelné, aby tieto sumy boli priamo zakotvené v zákone. Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z. , ktoré platí od 1. januára 2013, stanovuje základné sadzby stravného v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.
Zamestnávateľ pri poskytovaní stravného v eurách alebo v cudzej mene musí dodržať zásadu, že v rámci kalendárneho dňa a zahraničnej pracovnej cesty musí poskytnúť zamestnancovi stravné v eurách alebo v cudzej mene len vo výške podľa konkrétneho časového pásma, t. j. bez ohľadu na to, v ktorých krajinách sa zdržiaval.
Za čas prechodu hraníc medzi jednotlivými krajinami na účely poskytovania stravného v eurách alebo v cudzej mene sa považuje reálny čas prechodu, ktorý je zamestnanec povinný vo vyúčtovaní náhrad uviesť. Za čas prechodu hraníc medzi jednotlivými krajinami na účely poskytovania stravného v eurách alebo v cudzej mene sa považuje čas odletu lietadla podľa letového poriadku z jednej krajiny do druhej za dodržania rozhodných časov.
Ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ poskytne stravné v eurách alebo v cudzej mene, ktoré je pre zamestnanca výhodnejšie.
Časové pásma pre stravné
- 25 % zo základnej sadzby stravného, ak zahraničná pracovná cesta mimo územia SR trvala v rámci kalendárneho dňa do 6 hodín vrátane.
- nad 12 hodín.
Pri zahraničnej pracovnej ceste nie je ustanovená dolná časová hranica pre vznik nároku na stravné , tak ako pri tuzemskej pracovnej ceste.
Ako si cestovatelia vypočítavajú náklady na stravu v zahraničí?
Krátenie stravného
Zamestnávateľ stravné zamestnancovi neposkytuje, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste bezplatné stravovanie v celom rozsahu. Zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu znamená zabezpečenie troch hlavných jedál počas zahraničnej pracovnej cesty a kalendárneho dňa, čo znamená raňajky, obed a večera.
Čiastočne zabezpečené bezplatné stravovanie znamená zabezpečenie jedného alebo dvoch hlavných jedál počas zahraničnej pracovnej cesty a kalendárneho dňa (napr. zabezpečenie len obeda, len večere, raňajok a obeda a pod.). Zamestnávateľ nárokové stravné zamestnancovi kráti, ak má zamestnanec preukázateľne zabezpečené na zahraničnej pracovnej ceste čiastočné bezplatné stravovanie.
Stravné sa kráti o vypočítanú nominálnu hodnotu, ktorá sa vypočíta zo stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.
- Za bezplatne zabezpečené raňajky o 25 %.
- Za bezplatne zabezpečený obed o 40 %.
- Za bezplatne zabezpečenú večeru o 35 %.
Ak má zamestnanec so zamestnávateľom dohodnuté iné podmienky poskytovania stravného, nominálna hodnota krátenia za raňajky, obed a večeru sa vypočíta z najvyššie dohodnutej sumy stravného medzi zamestnancom a zamestnávateľom.
Zamestnancovi sa stravné v prípade bezplatne zabezpečeného jedla nekráti, ak zamestnanec stravovanie nemohol využiť z nejakých vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. skorší odlet lietadla, plnenie úloh zamestnávateľa čase podávania bezplatného stravovania a pod). Ak zamestnanec z dôvodov, ktoré nezavinil zabezpečené jedlo, resp. poskytnuté raňajky nemohol prevziať, má právo tieto dôvody uviesť vo vyúčtovaní zahraničnej pracovnej cesty a oprávnený zamestnanec zamestnávateľa tento aspekt posúdi.
Netreba zabúdať, že poskytnutie obvyklého pohostenia (káva, obložený chlebík, obložená žemľa, minerálna voda a pod.) nie je dôvodom na krátenie stravného z dôvodu, že stravné slúži zamestnancovi na zabezpečenie si teplého jedla.
Iné podmienky poskytovania stravného
Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť na iných podmienkach poskytovania stravného oproti zákonnej úprave (napr. podrobnejšie členiť časové pásma trvania zahraničnej pracovnej cesty a stanovenie stravného v novovymedzených časových pásmach, spočítať čas trvania viacerých zahraničných pracovných ciest v rámci kalendárneho dňa, určiť vzdialenostné okruhy výkonu práce na zahraničnej pracovnej ceste a pod.); za iné podmienky nemožno považovať prípad, že zamestnávateľ nebude napr. nižšie sumy stravného oproti zákonom garantovanej sume, najviac však o 5 %.
Dohoda medzi zamestnancom a zamestnávateľom musí byť obsiahnutá v pracovnej zmluve, v dohode o vykonaní práce, v dohode o pracovnej činnosti alebo v dohode o brigádnickej práci študentov.
Prerušenia zahraničnej pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny nie sú relevantné pre výpočet stravného.
Poistenie liečebných nákladov v zahraničí
V zmysle tohto ustanovenia je každý zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi pred vyslaním na zahraničnú pracovnú cestu náhradu poistenia liečebných nákladov v zahraničí. Táto náhrada patrí zamestnancovi za predpokladu, že ho priamo nepoistil zamestnávateľ.
Poistenie liečebných nákladov sa vzťahuje na nevyhnutné lekárske vyšetrenie a ošetrenie, zakúpenie liekov na lekársky predpis, preprava do nemocnice, pobyt v nemocnici (vrátane operácie), preprava nemocného alebo telesných pozostatkov zosnulého na územie SR.
Zamestnávateľ môže výdavky na poistenie liečebných nákladov zahrnúť do daňových nákladov. Toto ustanovenie sa nevzťahuje na zamestnancov s výkonom práce v zahraničí. Týmto zamestnancom vzniká nárok na náhradu liečebných výdavkov na základe ustanovenia § 25 zákona o cestovných náhradách.
Náhrada za cesty na návštevu rodiny
Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť na poskytovaní všetkých náhrad a vo výške ako pri zahraničnej pracovnej ceste, alebo sa môže dohodnúť len na niektorých náhradách, napr. len na cestovných výdavkoch, na stravnom len vo výške napr. 50 % dennej sadzby stravného. V dohode by sa malo vychádzať z konkrétnych podmienok zahraničnej pracovnej cesty a z rodinných pomerov zamestnanca.
Náhrada za cesty na návštevu rodiny pri zahraničných pracovných cestách sa môže poskytnúť len v prípade, ak sa táto návšteva uskutočňuje priamo do miesta trvalého pobytu rodiny. Nie je teda možnosť, aby v dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa dohodlo iné miesto. Zároveň v tomto ustanovení je vylúčená aplikácia § 4 ods. 1 písm. e) na cesty na návštevu rodiny zamestnanca vyslaného na zahraničnú pracovnú cestu.
Vreckové
Zmena oproti predchádzajúcej právnej úprave spočíva v zmene nenárokovej náhrady vreckového na nárokovú náhradu. Účelom tejto zmeny je zrovnoprávnenie všetkých zamestnancov, čo sa týka plnení pri zahraničnej pracovnej ceste.
Naďalej však ostane v právomoci zamestnávateľa, aby určil výšku vreckového, pričom sa zákonom ustanovuje minimálna a maximálna výška vreckového. Zákon ukladá zamestnávateľovi poskytnúť zamestnancovi popri náhrade preukázaných potrebných vedľajších výdavkov aj vreckové v cudzej mene do ustanovenej výšky.
Vreckové ako paušálnu náhradu predpokladaných výdavkov musí zamestnávateľ vedieť v zmysle všeobecného poňatia paušalizácie rozložiť a preukázať východiskové komponenty. Z jednotlivých komponentov paušálu musí vyplynúť aj to, prečo sa vreckové poskytuje v maximálnej výške 40 %, a nie vo výške napr. 25 %.
Zamestnávateľ by teda mal uviesť, na ktoré výdavky zamestnanca v zahraničí je určený paušál poskytnutý zamestnancovi vo forme vreckového. Z toho potom vyplynie, že všetky ďalšie výdavky neosobného charakteru idú nad rámec vreckového.
Vreckové je v zákone o cestovných náhradách upravené ako obligatórna dávka, ktorá je stanovená v rozpätí od 5 % do 40 % sumy stravného určeného opatrením Ministerstva financií SR.
Pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá trvala viac ako 12 hodín sa 40 % počíta z plnej sadzby stravného a pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá trvala 6 až 12 hodín sa 40 % počíta zo zníženej sadzby, najviac z polovičnej sadzby (50 %).
To znamená, že ak zamestnávateľ bude riešiť potrebné vedľajšie výdavky len paušálom (vreckovým), nemôže zamestnancovi uhradiť potrebné vedľajšie výdavky, hoci je zamestnanec schopný ich dokladovať, pretože by išlo o dvojité plnenia na ten istý účel. Zamestnanec je povinný vedľajšie výdavky uhradiť z prideleného vreckového. Vreckové v tomto prípade slúži na úhradu osobných potrieb zamestnanca (poplatok za použitie WC, súkromný telefónny hovor, požitie nápojov z minibaru, úschovu batožín, sprchy, poštovné, výmenu valút a pod.).
V súlade s ustanovením § 9 zákona možno vreckové určiť vyššou percentuálnou sadzbou, ak nejde o právnické osoby uvedené v tomto ustanovení. V tomto prípade sa zvýšené vreckové musí uhrádzať zo zisku a u zamestnancov predstavuje príjem zo závislej činnosti a funkčných požitkov a ako taký podlieha dani z príjmov.
Náhrada výdavkov za pohonné látky
Za používanie cestných motorových vozidiel pri zahraničnej pracovnej ceste sa poskytuje náhrada za pohonné látky v cudzej mene až za kilometre prejazdené nad 350 km v zahraničí. To znamená, že ak zamestnanec prejazdí v zahraničí menej ako 350 km, prináleží náhrada za pohonné látky len v slovenskej mene. Ak prejazdí v zahraničí viac ako 350 km, náhrada do 350 km sa uplatní v slovenskej mene a náhrada nad 350 km v zahraničnej mene.
Pri určení vzdialenosti 350 km boli vzaté do úvahy priemerné údaje o spotrebe vozidiel a vzdialenostiach, ktoré sú schopné dosiahnuť bez čerpania pohonných látok. V prípade, ak by zamestnanec s konkrétnym motorovým vozidlom od čerpania pohonných hmôt na slovenskom území prejazdil väčšiu vzdialenosť po cudzom štátnom území, prináleží mu náhrada za pohonné látky v cudzej mene až od okamžiku, kedy je preukázané čerpanie pohonných látok v cudzine.
Pri použití vlastného cestného motorového vozidla zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu sa základná náhrada za 1 km jazdy (§ 7 ods. 2 zákona) uhrádza vždy iba v slovenských korunách (možnosť náhrady v cudzej mene sa vzťahuje len na pohonné látky).
Aj v prípade zahraničnej pracovnej cesty je daná možnosť dohodnúť sa na náhrade, ktorá sa rovná cene cestovného hromadným dopravným prostriedkom vrátane lietadla (§ 7 ods. Zákon o dani z príjmov nerozlišuje, či pracovná cesta bola vykonaná na území SR alebo aj v zahraničí.
Výpočet spotreby sa aj v tomto prípade vykonáva podľa najazdených kilometrov a doloženým výkazom o jazdách.
V prípade príležitostného použitia automobilu na zahraničnú pracovnú cestu je potrebné celú trasu dokumentovať evidenciou o jazdách a vyčísliť počet najazdených kilometrov.
Pohonné látky nakúpené v SR sa ocenia cenou doloženou dokladom o nákupe za domácu menu a pohonné látky nakúpené v zahraničí sa ocenia cenou v cudzej mene, ktorá je doložená dokladom o nákupe PHL a prepočítanou kurzom NBS v deň uskutočnenia nákupu.